Aydınlatma Metni

Bu sistem okul rehberlik servisi tarafından işletilir. Sorularınız ve talepleriniz için okul rehberlik servisine başvurabilirsiniz.

Sistem, Millî Eğitim Bakanlığı Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği kapsamında yürütülen okul rehberlik hizmetlerinin planlanması, randevulandırılması ve takibi için kullanılan bir yardımcı araçtır. Resmî rehberlik kayıtları Bakanlığın kendi sistemlerinde tutulur; bu sistem onların yerine geçmez.

Sistemde yalnızca rehberlik hizmetinin yürütülmesi için gereken asgari veriler tutulur:

• Öğrenci: ad-soyad, okul numarası, sınıf ve şube; yönlendirme nedeni (Bakanlığın görüşme konusu başlıkları), görüşme tarihi ve rehber öğretmenin kısa sonuç notu.
• Veli: veli görüşmesi planlanmışsa yalnızca ad-soyad.
• Öğretmen: ad-soyad, sorumlu olduğu sınıf, sisteme giriş bilgileri ve yaptığı yönlendirmeler.

Sistemde T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, telefon, adres ve diğer iletişim bilgileri, fotoğraf, sağlık veya tanı bilgisi tutulmaz. Kullanıcılar, serbest metin alanlarına özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, etnik köken vb.) yazmamaları konusunda uyarılır.

Veriler; öğrencinin rehberlik ihtiyacının belirlenmesi, öğretmen ve veli yönlendirmelerinin kayıt altına alınması, görüşme randevularının planlanması, takip gerektiren öğrencilerin izlenmesi ve kişi bazlı olmayan yıllık istatistiklerin hazırlanması amacıyla işlenir.

Hukuki sebep, Kanunun 5. maddesinin 2. fıkrasının (ç) bendi uyarınca hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (rehberlik hizmetlerine ilişkin mevzuat) ve (e) bendi uyarınca bir hakkın tesisi ve korunması için veri işlemenin zorunlu olmasıdır.

• Rehber öğretmen (psikolojik danışman): rehberlik hizmetini yürüten kişi olarak tüm kayıtlara erişir.
• Sınıf ve branş öğretmenleri: kendi sınıflarının öğrenci listesine ve yaptıkları yönlendirmelerin durumuna (görüşme planlandı, yapıldı, takibe alındı gibi) erişir; görüşme notlarını ve içeriğini göremez.

Veriler üçüncü kişilerle paylaşılmaz, ticari amaçla kullanılmaz. Sistem, şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden çalışır ve verileri erişimi şifreyle sınırlandırılmış, yurt dışında bulunan bulut sunucularda saklar. Bu sunucuları işleten hizmet sağlayıcılar verilere işleme amacı dışında erişmez.

Kayıtlar yalnızca ilgili eğitim-öğretim yılı boyunca tutulur ve öğretim yılı sonunda silinir. Öğrencinin okuldan ayrılması hâlinde kayıtları talep üzerine daha erken silinir.

Kanunun 11. maddesi uyarınca başvurarak:

• kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini isteme,
• işlemenin kanuna aykırı olması sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

hakkına sahipsiniz.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi okul rehberlik servisine sözlü veya yazılı olarak, ya da okul müdürlüğüne dilekçeyle iletebilirsiniz. Talepler en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.